DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR UNSER HINWEISGEBERSYSTEM

DATENSCHUTZERKLÄRUNG HINWEISGEBERSYSTEM

Wofür gilt diese Datenschutzerklärung?

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Beschwerdeverfahrens nach dem internen Hinweisgeberverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz von Ihnen verarbeiten und wie wir dies tun. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.

1. Verantwortlichkeit und Ansprechpartner

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist

SB Soziales Berlin Jugendhilfe gGmbH
Kurfürstendamm 193 A-K
10707 Berlin
Amtsgericht Charlottenburg: HRB 259561 B
Geschäftsführer: Herr Gregory Krause

Unseren externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten:

Oliver Guderjahn (Externer Datenschutzbeauftragter / Wirtschaftsjurist (LL. M.))

Kedua GmbH
Eichhorster Weg 80
13435 Berlin
Geschäftsführer: Ralf Schulze
HRB 4691 AG Neuruppin
https://www.datenschutzexperten.de

Erreichen Sie unter: +49 (0)30 43 77 86 25 & info@kedua.de

2. Welche Daten verarbeiten wir verarbeiten

a) Personenbezogene Daten

Grundsätzlich ist die Nutzung unseres Hinweisgebersystems auch ohne die Eingabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgebersystems freiwillig und je nach gewählter Kontaktart Ihre personenbezogenen Daten bekanntgeben, insbesondere Vor- und Nachname, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sowie natürlich Ihre Einlassungen und übersandte Dokumente.

Wir verarbeiten keine sensiblen personenbezogenen Daten, wie Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, politische Meinungen, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Aufgrund des freien Textfeldes in unserem Meldeformular können solche sensiblen personenbezogenen Daten jedoch freiwillig von Ihnen kommuniziert werden.

Die von Ihnen gegebenen Hinweise können des Weiteren personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihren Hinweisen beziehen. In diesen Fällen erhalten die betroffenen Personen die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern und werden im Vorhinein über die Hinweise informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person, soweit dies rechtlich möglich ist, keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.

b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Das Hinweisgebersystem ist dazu da, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu überprüfen/ zu bearbeiten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen sowie um die mutmaßlichen Verstöße untersuchen zu können. Hierbei kann es vorkommen, dass wir uns zwecks Rückfragen bei Ihnen melden. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikationskanäle die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Sollten Sie uns keine Kommunikationsmöglichkeit zur Verfügung gestellt haben, ist eine Kontaktaufnahme unsererseits nicht möglich.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, bußgeld- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO i.V.m. §§ 13, 24 Hinweisgeberschutzgesetz sowie für sensible personenbezogene Daten Art. 9 Abs. 2 lit. b. f. g. und h. DSGVO i. V. m. § 10 Hinweisgeberschutzgesetz.

Darüber hinaus erfolgt die entsprechende Verarbeitung Ihrer freiwillig kommunizierten personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten übermitteln, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an: hinweisgeber@soziales-berlin.com. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen bzw. der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden sowie möglicher Haftungsrisiken. Des Weiteren besteht unser berechtigtes Interesse darin, unsere internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu überprüfen. Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, wenn Gründe bestehen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken verwenden. Sollten wir dies doch tun, dann nur, wenn wir vorher eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholt haben.

3. Empfänger personenbezogener Daten

a) Grundsätze

Sofern nicht etwas Anderes in dieser Datenschutzerklärung statuiert ist, erfolgt eine Weiterübermittlung lediglich,

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben,
wir gesetzlich dazu verpflichtet sind Ihre Daten zu übermitteln, zum Beispiel an Behörden, staatliche Regulierer oder sonstige Strafverfolgungsbehörden und Gerichte, sofern es von Rechts wegen erforderlich oder zugelassen ist oder wenn es durch eine verbindliche Anordnung erzwungen wird
die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; sofern nicht Interessen oder Grundrechte Ihrerseits einer Weiterübermittlung entgegenstehen.

b) Weitergabe an externe Dienstleister oder Behörden

Ein Teil der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitung kann in unserem Auftrag durch externe Dienstleister erfolgen. Dies ist insbesondere unser Dienstleister, der unsere Webseite hostet.

Zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch an externe Stellen wie Anwaltskanzleien sowie Strafbehörden übermitteln.

4. Wie lange speichern wir Ihre Daten

Soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts Anderes statuiert ist, verarbeiten wir Ihre Daten nur solange, wie dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten oder für die Zwecke, zu denen die Daten erhoben wurden, erforderlich ist. Nach den Vorgaben die uns im Hinweisgeberschutzgesetz gegeben werden, werden alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise von uns, natürlich unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes, dokumentiert.

Im Anschluss löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen diese noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist als Beweiszwecke für zivilrechtliche Ansprüche oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Die Dokumentation der Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz wird gem. § 11 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann jedoch länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, sofern dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

5. Ihre Betroffenenrechte

Im Folgenden möchten wir Sie über Ihre Rechte aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren:

a) Auskunftsrecht

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies bedeutet, dass Sie das Recht auf eine Bestätigung haben, ob betreffende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden oder nicht. Soweit dies der Fall ist, haben Sie das Recht auf Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bestimmte zusätzliche Informationen sowie den Erhalt einer Kopie in einem gängigen elektronischen Format.

b) Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die Sie betreffen und das Recht, unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

c) Recht auf Löschung

Sie haben jederzeit das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, vorbehaltlich der Einschränkungen nach geltendem Recht, das heißt, solange nicht ein anderer gesetzlicher Zweck die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, nicht mehr erforderlich sind, Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keinen anderen Rechtsgrund für die Verarbeitung gibt oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nicht erforderlich ist.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht auf Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten, zum Beispiel, wenn Sie deren Richtigkeit bestreiten oder wenn Sie der Verarbeitung, wie oben beschrieben, widersprochen haben. In beiden Fällen gilt dieses Recht während der Verarbeitung und Überprüfung Ihrer Anfrage durch uns.

e) Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Wenn Sie einer bestimmten Verarbeitung zugestimmt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

g) Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf dem Interessensabwägungstatbestand nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e. oder f. DSGVO beruht, um eine Neubewertung der Interessen zu verlangen oder Direktwerbung widersprechen zu können. Wir werden dann eine neue Bewertung vornehmen und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, trotz Ihres Widerspruchs, nur dann fortsetzen, wenn wir zwingende rechtmäßige Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen.

h) Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Sie können eine Beschwerde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen haben.